公文之重与公文之用

播放新闻    2020-09-26

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王力农

公文是所有机关单位最常见的一种应用文体,其地位的重要性、使用的广泛性,显而易见。公文的写作与运用又是一门很专业很精深的学问,能熟练地掌握,绝非一日之功,需要刻苦的学习和长期的实践。

然而,在一些人的心目中,公文写作和运用,无非是些抄抄写写,批批转转的小事,是无关大局、无碍大事的雕虫小技,领导无须特别关注和亲自动手,主要交给几个爬格子、敲键盘的小秘书。这是极为错误的认识,长此以往,不仅会影响单位的正常运转,还可能造成严重后果。

一、公文的地位与作用

第一,公文是政务工作的神经网。它像人体的神经,四通八达,密布全身,及时传导大脑中枢的指令,迅速反馈每个末梢终端的诉求。这个神经网络健全灵敏,身体则通畅健康,充满生机活力。反之,全身上下便会处处梗阻堵塞,尾大不掉,像中风患者,躯体无法联动互动,无法协调一致。因为任何有效的管理,无论是上传下达左右沟通,还是指导引领团队大众,绝大多数情况下,是不能仅靠个体间口口相传,零散和随性的指令和互动,必须要有规范准确、持续广泛、权威快捷的联络沟通方式。公文就是为适应这种需要,应运而生的载体和工具。

有了神经网络般的公文传导方式,才可能产生国家,才可维护国家的正常统治,并实现有效的治理。任何机关单位、团体组织也无不如此。

人类从原始部落到逐渐形成国家,都是先发明了文字,通过文字来记载传达政令,收集反映社情民意。这种功能的文字就是公文的起源。原始公文的出现和使用,也是原始部落逐渐演变成国家的重要推动力。中华民族先发明了甲骨文,才先后出现上古的夏商周诸朝。秦代车同轨、书同文,汉代发明造纸术,唐宋分别发明雕版和活字印刷术。有了文字、纸张和印刷术,统治者便可广泛运用公文来上传下达,联系沟通四面八方。上传主要是各级官吏的各种述职奏折,下达则是至高无上的圣旨御批,以及各级官府繁复的指令,全国上下因此政务畅通。随着时代的发展和技术进步,公文使用也越来越广泛快捷,社会管理也越来越精细周密。国家朝廷对所统治的区域和人民,便可进行持续、严密、有效的管控。只有元代例外。当时的蒙元统治者,由于创造文字的时间短,公文水平太差,马上打下了辽阔的江山,却不能实现有效的国家管理,仅仅维持了几十年,一个强大的帝国,很快败亡。其原因固然多种,但国家治理的粗放低效,包括公文水平低,是多因之一,甚至是一个重要因素,这也是一个极好的反面例证。

现代的国家和社会管理,情况更复杂多变,管理更科学精细,公文也更加成为各级政府,各种政党、组织、单位推进各项工作,不可或缺的、种类数量极为繁多,覆盖面无处不在的基本工具。对如此重要的政务工具,切不可轻视忽略。

第二,重视公文是我党工作的好传统。我党历来极为重视公文的作用。在一些重要的历史转折关头,都有一些重要的会议,并通过由此形成的大量会议文件,以及领导人的一系列重要讲话、报告、批示,及时统一了全党全军全国思想,对指导革命建设事业胜利发展,发挥了重要作用。比如党的八七会议、古田会议、遵义会议、瓦窑堡会议、七届二中全会、十一届三中全会等等,都是扭转了历史航向,探索实践了新的前进路径,这些重要的公文资料,都已成为党史上的光辉文献。

毛泽东、周恩来等老一辈革命家,在长期的革命建设过程中,都曾经亲自撰写过大量公文,指导和推动全局性工作。今天,我们参观一些革命历史纪念馆,都可以看到大量的,他们亲自起草批阅的各类公文手稿,其种类和数量之多,思想理论水平之高远,文辞语言之精准,令人惊叹和敬佩。同时,他们还严格要求各地各部门领导,要按时呈送亲自撰写的工作报告。如解放战争时期,中央对各战区写得及时,写得好的领导人予以表扬,对个别因战事紧迫延误的领导,严厉地通报批评。另外我党还极注意公文形式的实践与探讨,今天我们各级党组织和政府部门的公文形式,都是从延安时期就逐渐形成,并沿用至今。我党始终对公文的高度重视,对公文形式科学规范的探索,对公文广泛准确的应用,为推进事业从胜利走向胜利,发挥了极为重要的作用。

第三,熟悉公文是政务者必备的基本功。这个基本功,应该是政务者的基本素质要求,犹如战士会用枪,农民会种地。因此,上至各级领导,下至每位干部,都应该熟悉,至少应了解公文的基本知识,如公文各种不同的种类和作用,什么样的行政内容,使用什么样的公文形式。重要的公文,还要能亲自动手或参与写作修改,才能准确无误的表达意图,有效地指导工作。现实中,由于不熟悉公文、写不好公文或不善于运用公文而影响工作的事,比比皆是。例如因申请报告词不达意而未获批准,有好的工作经验不会总结而无法推广,下达指令通知出现错误令人费解,甚至因重大失误造成不良政治影响或法律经济纠纷等等,都会造成不同程度、不同形式的严重后果。

第四,公文是锻炼提高的演练场。年轻人都希望全面提高自己素质,这当然可以通过实践的锻炼,通过各种书本知识的学习,但公文的写作与运用,确是一条极好的锻炼途径,是全面提高自身素质的演练场。首先,熟悉并能熟练应用各种公文知识,实际上,就了解了政务工作的全部架构和运作方式,就能驾驭各项行政工作的运行规律,思考处理政务便更有全局观念,并懂得如何运用公文形式推动工作,就能很好地胜任本职工作,不断提高工作的质量与效率。其次,公文写作需要极丰富的知识,无论是简单的通知决议,还是复杂的会议报告,要把粗略的意图和观点,变成严密规范的书面语言,往往涉及到公文规范、政策法规、基础理论、专业知识、逻辑思维、文字表达,甚至还有些只可意会不可言传的微妙之处,如某些领导的个人偏好,对某些敏感的人与事,在表达中的分寸拿捏等等,方可顺利成文。有时短短几句话,甚至一个字的取舍选用,都需要大量背景知识的支撑,才能一语中的、恰到好处。这些都是需长期修炼,极见功力的真本领。梅花香自苦寒来。一名年轻的干部,如能真正沉下心,耐寂寞,下苦功,勤练习,写得出一手好公文,他一定具有与众不同的理论思维、宏观思维、政策水平和文字表达能力,一定是位具有领导潜质、前途不可限量的高素质人才。现实中,很多单位对公文人才重视不够,用时抱佛脚,平时不培养。由于缺乏正确的导向,也很少有年轻干部会自觉去学习钻研,使真正合格的公文人才,像大熊猫一样,成为珍稀动物,被许多单位争相聘用。

第五,公文是单位形象的展示牌。一个地方或单位的公务形象和公务交往,不能仅靠人与人、面对面的进行。更广泛、更全面、更持续不断的联系与展示,主要还是靠各类公文的来往。如果这个地方单位制作的公文内容充实准确,形式规范精致,会使人顿生好感,认为这个地方和单位工作好、管理好,有章法、有成效,并由此产生良好印象。反之,如果制作的公文凌乱不堪,很多错谬,内容又不知所云,那一定会认为这个地方或单位管理也是一片混乱,各方面工作好不到哪里去,容易形成恶感。就像考察一个家庭,“进门休问荣枯事,但看颜色便得知”。这是无形的印象。而公文质量的好坏,也会影响有形的得失。比如你的申请报告写得好,打动了上级机关,就可能获得申请的经费项目,就可能出先进经验,出人才。而有些单位,则因为公文质量的粗劣而被人轻视拒绝的事例,也并不少见。所以,公文本是大事,切莫等闲视之。


二、公文存在的主要问题及原因

第一,格式不规范。公文规范不规范,首先看格式。包括文头标题、版式字号、字距行距、题头落款、主送抄报、印刷装订、主题词的拟定,甚至还有公章盖法,等等,都有统一的要求和规则。格式不规范,就像一个衣冠不整,穿戴不当的客人,不管你多么漂亮英俊,首先对你的印象就大打折扣。这方面,各地各单位出现的问题很多,搞公文的同志,可参照有关书籍文件对号入座,自查自纠。

第二,文体不得当。不同的内容,要使用不同的公文文体。比如,颁发的重大决定、公告、报告、讲话等,必须用通栏文头,以示郑重和权威。大量一般性的通知、请示、报告、函件,用次号通栏单位名称,文体类型则标在后面括号里。文件归类编号也有所不同,前者用发xx号,后者用字xx号,分门别类。其他的还有会议纪要、重要活动的备忘录、一般性的协议等。这些不同的公文文体,在编号归类、确定密级、写作体例、文字语气、印制发送都应有所不同。现实中往往因处理不当而影响工作的事例,也很常见。

第三,行文不严谨。内容论述缺乏严密的逻辑关系,缺乏层次和条理。论述的结构和文字表述,颠三倒四,混乱无序,令人不知所云,这实际上是写作者对所写内容,认识不清,思维混乱和表达能力低下的体现。看到这样的公文,不仅达不到上传下达的目的和功能,还会让人产生焦躁、愤怒的心理情绪。所以我们看到一些领导,审读这样的公文稿时,往往气得摔掉文稿,破口大骂的现象。

第四,语言不精准。公文的语言不是文学语言,不允许夸张比喻和过分的渲染,公文语言的最高标准是简洁和精准。要完全达到标准,需要极深的造诣,除了要对表达内容的深刻认识和理解,还要掌握各方面的基础知识,包括功夫在诗外的人格礼仪修养。这方面问题,在公文里表现得非常普遍。行文啰哩啰嗦,似是而非,词不达意。文字累赘、拖沓、重复、冗长、琐碎。核心的内容信息,反而淹没在这些无关紧要的词语里,讲了半天,不知所云,不得要领。另外,在一些礼仪交往的公文中,不太懂得使用敬语和谦词,特别是在互联网里交往中,人们更是忽略了这种方式,丢弃了传统,降低了交往的效果。譬如向领导和长辈报告事务,没有称呼,也不使用“您”这类敬词,直通通、赤裸裸,粗鲁生硬,缺乏教养。而教养的核心,就是对他人的尊重。

老一辈革命家,经常是字斟句酌地修改公文。建国前夕,周恩来亲笔撰写专函,并派邓颖超代表中央,专程赴上海呈送宋庆龄,邀请她到北京参加开国大典。信函中有一句“略陈渴望先生北上之情”,送给毛泽东主席审阅时,毛主席将“略’”字涂去,改成了“谨”字。一字之差,表达了更为恭敬的意思。曾国藩在打击太平天国的初期,连续战败,但仍然坚持。在向朝廷报告的奏折中,初稿的表述为“屡战屡败”云云,后被一幕僚改为“屡败屡战”,词序一变,从屡败的无能的印象,一下变成顽强不屈,忠诚执着的形象。这些公文字句的斟酌选择,值得细细揣摩和借鉴。

第五,制作不精致。这里主要指传统的纸质的公文制作。(目前大量的网络公文,当然也有制作编排的问题,情况比较复杂,另当别论。)包括纸张的质量颜色、印刷的清晰度、校对核查、装订的规整度等等。一个环节出问题,往往前功尽弃。这种情况越到基层,问题越多。

第六,运行不科学。这主要是指公文在分发呈送过程中的环节,犹如商品的分发供应阶段。公文印制出来或者收到上下左右的来文后,办公室要根据公文的类别,大致分为呈阅件、拟办件、函告件,其中又分为以上传为主的上行文,以下传为主的下行文,函商沟通为主的平行文。上行文中的呈阅请示件,是自上而下的运行。拟办件则是自下而上逐级拟办的运行。各类文件的运行,又分为不同的范围、对象、密级,采用不同的处理分发方式。不熟悉这些区别和规律,就容易出现差错,造成不利后果。

产生上述问题的根本原因,我认为,主要还是领导和单位不重视,平时无要求,不懂公文知识,又不注重学习所造成的。概括起来,就是对公文不重视、不了解、不要求、不学习。


三、怎样写好用好公文

第一,努力学习,掌握武器。

学什么?一是学基础理论。脑子里缺乏基础理论的框架,就找不到观察、处理和表达文字内容的角度和尺度。必须学习熟悉马克思主义的基本原理,党的基本知识,中国特色社会主义的基本理论,当前,尤其是学好习近平新时代中国特色社会主义思想理论体系的主要观点。有些重要的理论观点和提法,要烂熟于心,能脱口而出。而且要把这些基础理论知识,连贯起来,融会贯通地理解和掌握。有了这些基础理论的指导,才能把握好公文写作的灵魂、境界和高度。

二是学时事政策。要密切关注各种理论知识和政策的变化与动态,始终站在变化发展的前沿,不能一劳永逸,墨守成规。否则,写出来的东西,便会成为陈词滥调,甚至南辕北辙,不符合当下的理论政策。要经常关注研究一些重要报刊的社论和评论员文章,这是最可靠最便捷的时事政策学习窗口。

三是学行业知识。要十分熟悉你所从事行业的专业知识和发展动态。比如我们是从事高等教育,既要熟悉高等教育的基本目标、方向、任务、要求,又要了解高等教育方面的基础理论、政策法规和管理知识。

四是学科学文化知识。公文写作涉及到的知识点,几乎涵盖了人类知识的方方面面,说不定什么时候就要碰上。你掌握的知识面越宽,公文的写作能力越是游刃有余,尤其要加强对人文科学和一些新兴学科知识的学习与更新。即使碰上了一些知识的盲点,也要注意及时补充,搞清知识背景,才能写出精准的公文材料。当然,这是比较高的标准,但要有一个追求的方向。

五是学中文知识。中文是我们写作公文最基本的工具。中文是我们的母语,一个人文化水平高低,实际上就是指他母语水平的高低。而中文水平如何,直接关系到公文写作的质量。为适应公文写作的需要,一是要积累丰富的词汇,写作时才能信手拈来,精准地表达精微的内容。二是要掌握基本的语法知识,写出的公文不发生语法错误、用词错误,不会用错“的、地、得”之类的虚词等等。学习提高中文和公文写作的文字能力,最便捷的途径有两条。一是大量阅读文学名著,至少要多读一些传世的诗文和红楼梦之类的名著,那是词汇的富矿,日积月累,心里方有存货,使用起来便可得心应手。二是精读中央文件,不仅学习文件中的内容观点,还可研究文件的语言,那是绝对不会有观点和语言错误的公文教科书。

六是学公文知识。放到最后,却是最核心、最基本的知识要求。要了解公文的地位作用、文体功用、文字写作、传送运行等等,该用枪时用枪,该用刀时用刀,充分发挥公文的指导、协调、沟通、联系的作用与功能,推动事业高速高效的发展。

第二、胸有成竹,写好公文。

怎么写?我提出一个五步法,供大家参考。

第一步,明确主旨,选准文体。接到公文写作任务后,必须先要准确领会领导意图,把握上面相关精神,结合本地本单位实际,确定公文的内容。并明确是属于上行的报告请示,还是下行的传达指令;是研究型的调研报告,还是一般性地通告交流;是大型的全面性的工作部署,还是小型的单一的局部要求,在此基础上,选定使用的公文类型,组织相应的人员力量,搜集相关的参考资料。

第二步,谋篇布局,搭好框架。谋篇布局,就是一个总体谋划设计的思考过程,就是考虑这篇公文的总体布局和篇幅的长短,大文章先考虑结构布局,小文章,如一个单项工作通知,则也要考虑好层次关系。谋篇布局的过程,也是一个进一步明确主题,收集研究相关资料,深入学习和思考,逐渐形成观点的过程。磨刀不误砍柴工,这个过程不可或缺,有些同志接到任务,便匆忙下笔,结果欲速则不达。经过了学习研究,并形成观点的准备阶段,通过谋篇布局,就自然形成了内容的逻辑关系,再搭建好文章的结构框架,列出一个写作的提纲(篇幅短小的公文,只要考虑层次),形成一个设计施工图,再着手写作,这样,写作起来,无论是观点的阐述还是材料的取舍,都能做到心中有数,张驰得当,不会出现顾此失彼,畸重畸轻的现象。大型的公文材料,往往由几个人分别各写一部分,有了这个总体框架,也容易分工合作。当然,一般性的小文稿,则不需要这样大动干戈,但也要精炼准确,层次分明,写出水平。

第三步,着手写作,撰稿成文。有了大的框架和提纲,就可以着手写作,在写的过程中,要注意细化各个部分的层次内容,通过准确的遣词造句,表达好相关内容,及时充实写作过程中涌现的新观点新词句,使文章更加血肉丰满,准确生动。初稿成篇后,就要通览全文,拾遗补缺,增删调整,使全文更加完整统一。多人写的,则要有一个人统稿,使内容风格趋于一致。这个过程反复几次,方可完成初稿。

第四步,征求意见,领导审改。公文姓公,其显著的特点,就是代表组织和集体,又面向公众的一种特殊的应用文。它不是表现个人情感的文学作品。公文的内容,必须准确代表组织集体的真实意图,为公众所接受。因此公文写出初稿后,由于是个别或少数人完成的,容易受写作者个人认知和风格的局限,成稿前,应当在适当的范围,广泛征求意见,吸纳有益的修改建议,使文稿不断趋于完善,最后将文稿呈送领导审阅签发。

第五步,编排印制,发送运转。传统的公文签发以后,便可送交印制部门按公文规格编排印刷。网络公文,也要按相关要求,做必要的编排设计。最后按相关规定,分发给相关的收文单位和个人,有的还要按规定,收集反馈意见。这样,一份公文才算走完了它的全部旅程,并开始发挥应有的功效。

最后还要强调的一点是,除了重视公文的地位作用,掌握公文的写作技能外,单位和领导,还要给公文的写作和写公文的人员,提供必要的保障条件,譬如必要的物质条件,先进的办公设备,安静的办公地点,这就像给战士配备好武器,才能打胜仗。同时要真诚地关心公文写作人员的成长进步,肯定和尊重他们的劳动贡献,尽力为他们排忧解难,保证他们能不断地写出高质量的公文材料,以推动各项工作的良好发展。

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